BSC: Doing The Right Things and Better

 

Dalam nota yang lepas, saya telah berjanji untuk menyambung kembali catatan ringkas berkenaan Balance Score Card BSC. Saya menamatkan anekdot tersebut dengan mencatatkan penjayaan BSC memerlukan input daripada semua pihak kerana ia hanyalah sebuah sistem pengurusan yang akan berjalan berasaskan analisa data yang dipunyai. Saya akan menyambung kembali perkongsian tersebut sebelum kita berkursus dan bersama-sama memberikan input data nanti.

 

Sebagaimana yang sedia maklum, perjalanan mana-mana kaedah pengurusan strategik kebiasaannya memerlukan kaedah top-down di mana pengurusan tertinggi organisasi yang seharusnya memulakan inisiatif awalan. Apabila persetujuan telah dicapai, maka perlaksanaan dan tindakan di peringkat seterusnya akan berjalan dengan lebih mudah. Namun begitu, tidak di nafikan organisasi tersebut perlu mempunyai kepakaran sebelum dapat melaksanakan mana-mana kaedah yang diputuskan. Manakala, latihan dan penerangan juga perlu disusun supaya komunikasi dapat dilakukan dengan tepat kepada seluruh komuniti organisasi. Di peringkat universiti, ini merupakan masa terbaik untuk menjalankan penerangan BSC secara menyeluruh ke semua peringkat selepas jawatankuasa pengurusan mula memahami dengan jelas berkenaan sistem tersebut. Malah dalam mana-mana langkah komunikasi strategi yang berkesan sekalipun, perlaksanaan setiap perancangan perlu dilakukan secara berperingkat. Di sinilah, proses engagement perlu dimulakan dengan organisasi akan mula mendapatkan dan memberikan nilai kepada pandangan dan kerja setiap individu.    

Semua perancangan strategik di gariskan dengan melalui proses yang akan menghasilkan hasil masa depan yang lebih baik dalam ruang yang boleh di capai dan diukur. Perlaksanaannya akan melibatkan banyak perubahan yang perlu dilakukan sehingga kadangkala boleh menyanggah amalan konvensional. Oleh itu, beberapa pemerhatian perlu dilakukan terhadap beberapa perkara sebelum perubahan boleh dilaksanakan meliputi visi dan bentuk kejayaan yang perlu dicapai, kemahiran dan kemampuan yang ada, motivasi dan komitmen untuk berubah, sumber masa dan kewangan yang mencukupi serta rangka kerja yang berarah. BSC menawarkan sistem pengurusan yang telah terbukti berjaya dengan meletakkan perkaitan antara budaya, prestasi dan kewangan dalam satu peta yang lengkap dan seimbang 'Balance'. Pembentukan BSC memerlukan 9 penilaian terhadap 9 bahagian di mana 6 daripadanya melibatkan tindakan di peringkat pengurusan.

Peringkat pertama melibatkan penilaian keseluruhan organisasi melibatkan perletakan visi, misi dan nilai-nilai yang mahu di capai berasakan analisa kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman SWOT pencapaian terkini. Peringkat kedua membabitkan strategi yang ditetapkan bagi mencapai matlamat tersebut berlandaskan 4 perspektif yang berhubung kait; pelanggan, kewangan, proses dalaman serta pelajaran dan pembangunan. Harus diingat bahawa strategi mempunyai dinamika yang tersendiri yang boleh diubah berdasarkan keperluan semasa. Bahagian ketiga pula melibatkan objektif strategik yang menfokuskan kepada proses yang dilakukan bagi penambahbaikan yang berterusan. Dalam penetapan objektif strategik, kata kunci seperti 'increase', 'improve' ataupun 'grow'akan diberikan keutamaan bagi melambangkan proses penambahbaikan tersebut.

Seterusnya, peta strategi perlu dilakar bagi menghubungkaitkan semua langkah yang telah ditetapkan. Dalam bahagian kelima, penilaian prestasi akan dilakukan dengan meletakkan indeks prestasi utama KPI meliputi KPI untuk input ataupun KPI untuk output dan hasil. Langkah seterusnya melibatkan penghasilan profil inisiatif strategik SIP bagi mencapai matlamat yang digariskan. Ia melibatkan perincian tindakan yang perlu dilakukan, ruang masa yang diperlukan serta menggambarkan limitasi yang perlu dihadapi. SIP yang dilaksanakan perlu membantu ke arah meningkatkan kompetensi organisasi. 

SIP akan melibatkan 3 komponen utama; peluang yang ada, apa yang akan dihasilkan daripada ininsiatif serta keperluan yang diperlukan. SIP yang baik adalah yang telah dikenalpasti sewaktu membentuk scorecard, mempunyai hubungan dengan perspektif dan objektif strategik, menyelesaikan masalah dan memberikan manfaat yang signifikan, berasaskan input data seperti risiko yang dihadapi, masa dan kewangan untuk implementasi rancangan serta berjadual, mampu di capai dan mempunyai sumber yang mencukupi. Disamping itu, pemilikan SIP akan diletakkan dibawah tanggungjawab individu ataupun kumpulan tertentu.

Apabila BSC telah dilaksanakan, ia memudahkan justifikasi terhadap sesuatu prestasi yang dicapai serta keperluan kewangan yang perlu diperolehi. Sistem laporan berasaskan BSC akan memudahkan analisa pencapaian dengan gambaran objektif dan KPI telah diletakkan, isu dan kesan telah dikenalpasti, tindakan penambahbaikan boleh diperincikan serta pertanggungjawaban telah berikan. Dalam sistem BSC yang terbaik, sasaran akan dinilai secara tahunan dan scorecard keseluruhan akan diberikan nilai terbaru dalam sela masa 3 tahun. Secara kesimpulannya, semua perlaksanaan BSC tetap memerlukan semua pihak melihat BSC sebagai satu keperluan organisasi yang perlu dilaksanakan bersama.

Selamat berkursus!